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高校學生學籍檔案管理模式淺析

來源:華盛論文網 發表時間:2021-08-12 08:32 隸屬于:社科論文 瀏覽次數:

摘要 面對新時代,如何做好高校學生學籍檔案管理工作,本文從分析研究高校學生學籍檔案的管理模式入手,提出了創新理念與具體措施。 一、傳統模式 高校傳統檔案管理模式主要是收集

  面對新時代,如何做好高校學生學籍檔案管理工作,本文從分析研究高校學生學籍檔案的管理模式入手,提出了創新理念與具體措施。

高校學生學籍檔案管理模式淺析

  一、傳統模式

  高校傳統檔案管理模式主要是收集、管理、利用三個部分,管理學生學籍檔案也不外乎如此。高校的學生學籍檔案管理作為高校管理工作中重要的組成部分,其主要對學生學籍檔案進行收集、審查、整理及維護等工作。通常來看,高校學生學籍檔案管理工作主要指的是利用科學的管理方法,對學生個人信息進行系統、全面的收集整理,最后進行保管與利用。高校學生學籍檔案管理是一個工作量龐大、原始資料珍貴、對檔案管理工作者細心程度要求很高的工作。在這樣的工作環境中,或多或少都會出現一些學生學籍檔案管理中的問題,例如檔案提取錯亂、數據混亂,更嚴重情況下導致檔案丟失,這些問題也是各高校所面臨的突出問題。這種錯誤一旦出現,很難在第一時間做到補救,往往都是在事發幾年之后才發現。學生學籍檔案信息補充、學生查閱,都需要大量的人力資源來運轉和支持,而且紙質版檔案作為學生階段學習證明的唯一材料,在保管硬件設施中也有著特別高的要求。傳統的學生學籍檔案管理存在很多的弊端,導致這種現象出現的原因也很多,有管理者本身的原因,也有制度不健全的原因。要根除這些弊端,就要更新思維觀念,在管理方式上不斷創新發展。

  二、“互聯網+”模式

  “互聯網+”近十年來發展特別迅速,體現了當下大數據信息化時代“三化特點”,即網絡化、信息化、系統化的發展潮流,深深地影響著我們的衣、食、住、行、教育等各個領域。高校的學籍檔案管理模式更加具有“三化特點”,即信息化、系統化、網絡化,更好服務學生。“互聯網+”模式管理,減少了檔案丟失(出錯率)和銷毀的風險,運用網絡形式管理學生學籍檔案很大程度降低了檔案丟失和破損的可能性,更大程度上保障了學生的權益,這方面的優越性是以往的傳統模式所無法比擬的。“互聯網+”模式管理,減少對工作人員的依賴性,節約人力資源,運用網絡資源管理很大程度上節約了人力資源,只需要對原來的傳統模式工作人員進行網絡基礎培訓,就能很快掌握電腦技術,借用信息化手段更好地服務于學生和學校其他部門。“互聯網+”模式管理,提高檔案的查詢效率,信息反饋更加及時和便捷(閱讀、搜索頻率高),學校可以給學生一定的權限,登錄自己的賬號和密碼(僅限查詢功能,不具備更改及其他功能),方便學生查詢。不過,“互聯網+”模式管理對工作人員也提出了更高的要求,掌握電腦技術,定期進行相關培訓,網絡安全維護等,無形中也增加了管理人員的工作量,對于新技術的應用,需要及時正確引導檔案管理人員,從思想意識提升以及新技術的掌握,都要能加以適應,方能確保檔案管理工作更好地得到開展。

  三、管理理念的創新

  綜合來講,學籍檔案管理工作如果只說一種模式管理是遠遠不夠的,都有各自的缺陷和不足,最適合目前的模式,應該是傳統管理與“互聯網+”相結合的模式。這樣模式的結合一定程度上也可以說是管理理念的創新,即堅持“人本位的思想”的管理理念;堅持“一切從實際出發(國情出發),注重學生學籍檔案的全面性”的管理理念;堅持“集中統一”的管理理念。堅持“人本位的思想”的管理理念,高校學生學籍檔案管理應強調以人為中心,人本位的思想,扎實做好為學生提供檔案查詢、服務的職能,以學生的利益為出發點和落腳點。堅持秉承為學生服務的理念,積極調動學生學籍檔案工作人員的服務熱情,激勵學籍檔案管理者的積極主動性,站在廣大學生和高校的利益上做好自己的本職工作。一方面,學生學籍檔案在歸檔的過程中,檔案管理者必須耐心、細心、用心對待工作,及時給自己充電(參加相關培訓、學習),盡最大可能借鑒學習其他兄弟院校檔案管理經驗,搜集更多的學習資料以供學習,維護好學生學籍檔案信息,努力做好學生學籍檔案資源管理和利用者之間的橋梁;另一方面,高校檔案館領導要注意加強對現有檔案管理人員的培訓、學習工作、做好新進人員選拔,挑選更適合的人才,在互聯網高速發展的今天,檔案管理者必須具備使用計算機操作的能力,在必要時候能夠與其他部門做好資源儲備、鏈接、溝通的作用。堅持“一切從實際出發(國情出發),注重學生學籍檔案的全面性”的管理理念,隨著大數據時代的強勢到來,高校檔案工作者如果不能及時跟上時代的步伐,必然將會被淘汰。因此,作為高校的學生學籍檔案工作者應該堅持一切從實際、國情出發,注重學籍檔案的全面性管理理念。首先,在開發資金方面,高校相關領導者要加大對檔案管理軟硬件的資金投入,同時加快推進紙質檔案電子化的進程,及時更新設備設施,應用“互聯網+”網絡技術,定期將紙質檔案錄入到電腦中,并定期做好質檢工作,更方便學生通過網絡就能夠查到所需的學籍檔案資料,節省了檔案利用者的時間和空間,很大程度上節約了資本。其次,檔案管理人員在進行學籍檔案歸檔時不能過于形式化,應該注重學籍檔案的全面性,堅持一切從實際出發(國情出發),注重學生每一階段的記錄,務必做到真實、及時記錄,更好體現學生學籍檔案對高校教師、學生以及社會服務的意義和價值。再次,學籍檔案管理工作與高校的各個部門之間都會有較為密切的往來,在其管理過程中要注重各部門之間的有效溝通,做到及時互通有無,為全面提高高校辦事效率做出自己應有的表率。最后,各高校檔案館工作人員應該根據學校自身的實際情況,盡可能地使學生學籍檔案管理工作貼近學生、貼近實際、貼近生活,同時本著認真負責、服務于學生的思想,不斷提高學籍檔案管理水平,提高工作效率,使其發揮更好的作用。堅持“集中統一”的管理理念,創新高校學生學籍檔案管理模式,是推陳出新、與時俱進的科學的管理理念。學生學籍檔案集中統一管理是勢在必行的、是時代發展要求的,更好地服務于校內外教師、學生和社會各個機構,他們利用網絡媒介獲得信息資源,便于搜索查詢,方便各方需要。一方面,高校學籍檔案管理工作實行集中統一管理方式,運用互聯網網絡技術,促進管理專業水平,提高工作效率,減少工作失誤。設立專門負責的工作人員,做到從接收-整理-保管-利用等每一個環節精準服務,提高對時間和空間的利用,減少資源浪費現象;另一方面,學生學籍檔案統一集中管理,有利于實現資源的開放和共享,方便查詢、搜索,給有需要的部門和人員提供便捷,一定程度上拓寬了信息資源渠道,尋求更多的資源信息,提高校園檔案管理人員的辦事效率。最后,集中統一管理模式有利于實現紙質版檔案和電子版檔案的互補,為電子版檔案集中管理提供必要的先決條件和試點經驗,為高校電子版檔案管理方式進一步提供可靠論證,更進一步加快工作模式的轉變,更好地服務于高校全體師生以及社會各界。通過上述分析可見,當前社會在不斷地發展和進步,作為我國高等教育的主體——高校應該跟上時代的步伐和要求,應該以傳統管理檔案工作為基礎,善于合理運用網絡資源,創新發展理念,優化管理辦法,不斷總結經驗,更好地為高校師生以及全社會服務。

  參考文獻

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  《高校學生學籍檔案管理模式淺析》來源:《陜西檔案》,作者:張蕾 葛琨

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聲明:《高校學生學籍檔案管理模式淺析》
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